Quanto tempo devem ficar guardados os recibos de pagamento?

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Você sabe por quanto tempo deve guardar um comprovante de pagamento? Para ajudar na organização dos papéis da sua casa e também colaborar para que tenha sempre a mão comprovantes importantes, o Portal Boa Vontade foi tirar essa dúvida com a assessora do Procon SP, Adriana Pereira.

Segundo ela, o ideal é guardar, em média, por cinco anos os comprovantes de pagamento. "É o tempo que a prestadora de serviços tem de efetivar eventual cobrança”. Contudo, nem toda a papelada precisa ser arquivada. Anualmente, segundo a assessora executiva da diretoria de programas especiais do Procon São Paulo, as empresas devem enviar aos consumidores uma declaração de quitação de débitos.

Este documento serve para representar os comprovantes do período: “O consumidor pode guardar tão somente este documento por cinco anos, para caso haja algum tipo de questionamento, ele pode apresentar este documento, que é suficiente para salvaguardar os seus direitos”.

Para a assessora, esse cuidado de ter os comprovantes ajuda a evitar problemas futuros: “Pelo código civil, o fornecedor tem até cinco anos para entrar com uma ação de cobrança referente a algum débito. Então, por segurança, o consumidor deve guardar o comprovante de pagamento”. Claro que também é uma obrigação legal do prestador de serviços, mas, imprevistos acontecem, e um consumidor precavido evita dores de cabeça em momentos como este. “De repente o fornecedor perdeu, ou trocou o sistema, e lá acusa o não recebimento de um ou dois, três meses naquele referido ano, se você tem aquele comprovante, basta a simples apresentação e o consumidor se livra daquele problema. Torna a vida do consumidor mais fácil”, esclareceu.

Comprovantes digitais: precisa armazenar?

A assessora do Procon SP, Adriana Pereira, orienta também com relação aos comprovantes de transações virtuais. Nesse caso, imprimir não é prioridade, mas é essencial saber onde eles estão, e tê-los disponíveis em dois locais, ao menos.

“Quando há o pagamento online, isso é registrado no banco, o consumidor pode ir guardando o comprovante de transação financeira, aquele histórico do banco, dependendo do tipo de pagamento que ele faça, vai ter que dar a declaração de quitação daquele ano, quando ele receber esse documento referente ao ano anterior, ele não precisa mais guardar o histórico desse ano”.

Para guardar esse comprovantes, independente do formato, é essencial que o computador esteja saudável, sem vírus. Outra opção válida é armazenar esse conteúdo em ambientes virtuais, na nuvem, para estar disponível sempre que preciso.

Como guardar esses papéis?

Guardar essa papelada em casa não é fácil. Para ajudar você nessa missão, conversamos também com a consultora particular e personal organizer Heloisa Sundfeld. Segundo ela, a melhor maneira de organizar tanto papel é ter pastas para os comprovantes, e sempre fazer 'uma limpa' no material: “No começo do ano, eles mandam uma certidão de quitação do ano anterior, então a partir desse momento que você recebe essa quitação, todos esses documentos do ano anterior você pode jogar fora, não precisa guardar mais”.

Escolher o melhor método de dispor isso, contudo, depende de você. Uma pasta sanfonada dividida por despesas ou por meses pode ajudar a dar uma guinada na organização. Os documentos usados na declaração do Imposto de Renda, segundo a consultora, merecem uma atenção especial: “Pode ser que você seja obrigado, por algum motivo, a prestar esclarecimentos sobre determinado documento, então você deve ter ele guardado”. O prazo é o mesmo descrito para outras despesas: cinco anos.